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密集柜的档案资料排架法

作者:北京智英伟业办公家具有限公司 来源:www.mijigui88.com 发表时间:2016-8-4 20:10:24 浏览:次  百度一下

在日常工作中,很多单位企业虽然使用了密集柜,但档案类文件并不能完全整理归纳清楚,今天就请北京密集柜厂家-智英伟业发热张工来给我们具体介绍一下密集柜的档案资料排架法。

 

分类排架是目前大多数单位部门普遍采用的排架方法,如果采用这种排架法,那么对进入密集柜的书只需按照索书号进行上架。 它的优点不容置疑,无需叙述,但是它需要库容量大、 书架充足。与此同时它的缺点非常明显:①需要预留空间以便接纳新入藏的档案资料,这样就浪费空间,达不到密集藏书的目的。 ②随着时间的推移,剔旧到密集柜的书将会增多, 就会造成预留空间不足而需要倒架。 这就造成费时、 费力、 费钱、 费物。

密集柜的资料档案来源是一线和二线剔旧下来的,年代排架法剔旧通常是以年代为分界线的。 如清华大学的密集柜是保存 1975 年以前出版的书,我们是可以通过对密集柜的书以年代区分, 就是将同一年代(或者相隔几年)出版的书集中排架,那么同一年代的书是很多的,我们再将同一年代的书按照顺号排架。我们在以年代剔旧的时候,那么同一年代的档案资料我们同时并集中剔旧。比如,剔旧 1951年的,那么在一线和二线就不存在 1951年的档案资料, 那么在存放密集柜的时候,对同一年代(如 1951年)就不需要预留空架,那么也就不需要倒架和浪费空间,在密集柜上贴上年代的标签(如 1951 年),所以原来档案资料的索书号是可以再利用,而不需要更改;借档案资料复印补充重要的档案资料;利用网络、期刊数据库下载打印资料; 为解急需可用电子版补缺。甄选有收藏价值的档案资料装订,以节省部分费用用于复印、补购缺失的档案资料。

总之, 档案密集柜所提供的最重要的产品是信息服务, 持续改进是全面质量管理理念的最重要内容,贯标服务的目的是让客户满意。根据质量管理职责,以积极认真的态度不断改进, 切实做好这项工作,确保纸质档案资料资源最佳利用率,让客户要满意。

北京智英伟业办公家具有限公司竭诚欢迎广大客户前来参观指导、协商洽谈,我们愿与您携手并进,共续辉煌!请认准密集柜官方网站:http://www.mijigui88.com/index.asp

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