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与密集柜相比,传统档案柜存在的管理问题

作者:北京智英伟业办公家具有限公司 来源:www.mijigui88.com 发表时间:2016-7-15 12:30:03 浏览:次  百度一下

档案管理是档案实体保管工作的主要体现形式, 并非仅仅是指对档案资料的管理工作,而是指包括库房空间场所的维护和管理在内的的一切保管工作,其内容涉及“维护秩序”和“保护实体”两个基本方面,即对已整理好的档案资料进行存入库房、上架并对柜架中的档案进行的日常维护、利用、保护性管理工作。随着科技的发展,密集柜逐渐进入人们的视野,广泛应用到各个领域的档案资料管理领域,与密集柜相比,传统档案柜存在的管理问题逐渐暴露出来,今天就请北京密集柜厂家-智英伟业发热张工来给我们具体说明一下。

传统的档案柜库房管理基本靠库房管理人员人工完档案安全保障成,存在工作量大、效率低、馆藏情况不透明、统计利用较为不便、实体安全控制手段单一等问题。

1)人员工作量大、工作效率低。

由于实体上架、出库、入库等均由人工操作,具体实体档案的位置信息需要靠库房管理人员的个人记忆或查询相应记录来判断,加大了库房管理人员的工作量,并且与库房管理人员的业务水平关系较大。

库房管理人员每天都要进行常规的温湿度检查、库房巡查等,只能人工记录检查效果和巡查情况,无法进行快速统计和利用。实体档案的存放位置信息基本靠库房管理人员的记忆或手工记录来判断,在进行查阅、复印等实体档案应用时,无法快速定位到位置信息,且随着馆藏量的增大需要查找的时间较长,工作效率较为低下。

2)库房管理情况不直观,可视化程度低。

库房馆藏情况依靠人工记录或简单的电子辅助记录,除库房管理人员外,单位主管领导和其他人员无法知道库房的布局情况、档案的存放位置、库房馆藏情况、温湿度记录、巡查情况等真实馆藏情况,无法便捷地进行工作监管。

3)档案实体安全控制少,无法追溯。

按照档案八防工作的要求,目前各单位的档案库房基本采用以防为主的策略,尽量减少档案的实体利用次数,仅仅采取了库房的防盗等安全措施。对库房内部的档案实体的安全控制缺乏有效的监控手段,如档案实体的位置移动、查阅、复印等实体利用无法进行记录,从而无法进行追溯。

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