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档案密集柜资料整理窍门

作者:北京智英伟业办公家具有限公司 来源:www.mijigui88.com 发表时间:2016-7-12 14:54:20 浏览:次  百度一下

密集柜的采用提高了资料储藏量,延长了档案资料的保存使用寿命,提高工作效率和库房管理水平。档案库房管理工作是档案工作中的一项最基础的工作,包括档案的上架排放、清点统计、调卷归卷、安全管理以及卫生保洁等等。下面就请北京密集柜厂家-智英伟业发热张工来给我们简要说明一下档案密集柜资料整理窍门有哪些?

 

   预排归卷法。利用者查阅完档案后,一般由文档服务部门集中归还档案库房,往往数量比较多,且归还时各全宗、目录档案也会无序排列。如果按此用归卷车在库房内进行归卷,往往要在库房内走来走去,多跑很多冤枉路,耗费很长时间。这时可以采用“预排归卷法”,即在核对接收档案准确后,先将所归档案按照库房存放档案的全宗、目录、案卷号顺序排列并摆放在归卷车上,然后按照顺序环绕库房一周,即可快速归完所有档案,既省时又省力,还可避免档案发生遗漏。

    三指清点法。为确保档案的完整安全及有序管理,需要定期对所有档案进行清点检查。经过尝试,可采用一次清点三卷的方法,即“三指清点法”:清点档案时,两眼平视,同时用食指、中指、无名指按照卷号顺序分别指向所点档案,一次清点 3 卷,依次进行。使用三指清点档案时眼睛可以聚在三指位置上,长时间清点不会头晕眼花,而且快速准确。

    保密档案两步审核法。在同卷档案中,可能存在密级文件和开放文件。对此,可采用“两步审核法”,即收到调卷信息后,先通过检索文件级目录,根据划分的等级和标注的“颜色”

(管理系统中已进行标注)审核;如不明确,再翻阅卷内目录及文件进一步审核,确定是否能够提供,从而确保提供调阅档案不失密泄密。

   案卷散页检查法。由于整理不规范等原因,有的档案存在着散页现象,调阅过程中容易发生丢失,如果逐页翻查速度又太慢。可采用“案卷散页检查法”,即打开案卷后,用手指捏住卷脊,稍稍高于桌面,轻轻抖动,如果发现散页,及时处理。

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