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密集柜资料搬迁建议

作者:北京智英伟业办公家具有限公司 来源:www.mijigui88.com 发表时间:2016-7-9 12:36:40 浏览:次  百度一下

科学、全面、充分地做好搬迁规划,是密集柜资料搬迁的先决条件。管理人员有序的指挥、各人员间协调的配合是密集柜资料搬迁工作的顺利开展的基础。下面就请北京密集柜厂家-智英伟业发热张工来给我们具体说明一下密集柜资料搬迁建议。

1、分组分批、交错开工 

根据资料库房的空间和密集柜的设置原理,按密集柜分成6个组别、批次,组织2个工种工人,交错在新老库房内进行工作。尽可能合理地利用、缩短空休间隔期等候,尽可能使两边库房交错开工工作,利用一切可利用的间隙,缩短搬运工期。

2、制定制度、责任到人 

搬迁由搬迁队负责,资料记录整理人员负责现场指导、清点、核查、登记和审核工作。为使搬迁流程通畅顺利、安全有序,参加本项目的各工作人员有专门的个人相关资料备案,搬迁任务责任到人,职责分明,相关制度严格遵守:遵守档案室各项管理规定、保密要求和工作制度;佩戴身份胸牌进出工作场所;不得擅自拍摄和带出资料;项目工作人员未经允许,不得私自进入档案工作场所;中途不能随意更换搬运工人;各工种人员不能太多,以防拥挤、混乱、导致病案遗失、错放等错误发生。

3、科学计算、分色标签 

装箱的档案资料,每只箱子上贴有事先已准备好的不同颜色的标签。装好箱的档案资料,按纸箱上的标签,有序叠放在库房。现场负责指挥管理的档案资料的记录整理人员,每天逐一核对和登记,以便随时掌握档案资料动态和搬运的进度。当有突发事件必需要提供档案资料时,我们可以按照档案资料编号的数字,快速地计算出所需档案资料在第几号箱子内,或根据库房搬运逐日登记本,迅速找寻出所需病案现在存放的处所,及时提供档案资料。

4、有序指挥、协调配合 

档案资料入新库时,管理人依次清点、审核、登记,并指挥工人参照新库密集柜上的档案资料序号,有序摆到指定的密集柜边上,以方便上架,减少差错。在搬运各环节中,都需要有档案资料专业管理人员负责核查、监督,以防各种意外发生。

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