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档案密集柜资料整理方法

作者:北京智英伟业办公家具有限公司 来源:www.mijigui88.com 发表时间:2016-7-8 11:36:30 浏览:次  百度一下

档案库房管理工作是档案工作中的一项最基础的工作,包括档案的上架排放、清点统计、调卷归卷、安全管理以及卫生保洁等等。下面就请北京密集柜厂家-智英伟业发热张工来给我们具体说明一下档案密集架资料整理方法,使工作更加心得应手,提高工作效率和库房管理水平。

 

 上松下满装卷法。档案库房内密集柜一般有六层的高度,通常在调阅档案时,下面较低的五格档案可以比较方便地抽取。由于上端较高,如果档案排放较密较紧;那么调取时会费时费力,使用脚架又会影响调卷的速度,因此在密集柜排放档案时应采取“上端松散”的方法,即密集柜上端格排放档案数量要比下面的要少,这样调归卷时就会省时省力,有效的解决调归卷困难的问题。

  档案排列取齐法。在接收档案上架时,通常将档案外齐整理,为使档案排列整齐美观,我们采用“档案排列取齐法”,即一格内所有档案上架后,可先凸出一定的距离,然后取出此格的最后一卷或一盒,作为取齐板,双手平握,与上架档案呈“十”字形,然后用这卷或这盒档案轻轻将上架档案内推至要求位置,再放入最后这一卷或一盒。使用这种方法,既可以就地取材,又可快速取齐整格档案,方便有效。

  左抽右取调卷法。在档案归卷时,面对排列整齐的档案,需要根据档号上下左右查看档案的顺序,若每一卷都根据调卷单上的存放位置进行归还,更浪费时间。运用“左抽右取”的调卷方法之后,就能够准确判断出此案卷所在的位置:调卷时将所调档案左侧的一卷抽出 5cm 左右。归还时站在密集柜外侧便可看到抽出的档案,立即确定归还档案的位置,从而确保快速准确地进行档案的归位,同时,这样做还可以在日常库房检查时对是否归档起到提醒作用。此方法适用于以“卷”为单位整理的档案。

  盒装档案倒置法。立卷改革以后,要求档案以“件”为单位进行整理、装盒保管,这部分档案在调阅过程中,可以采取“盒装档案倒置法”,即将调出档案所在的档案盒反过来放置,在档案归盒时利用档案盒盒脊两面的明显不同,迅速确定调出档案所存放盒的位置,减少归卷时还要查找盒号、件号的繁琐,从而达到快速准确的目的。

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