密集柜在档案管理中的重要作用

从档案永久安全保存的要求出发看,档案离不开档案装具,就象人离不开衣服一样。档案包装就象人的内衣,档案柜架就相当于人的外衣。档案装具拥有编码,就象人有身份证一样,没有编码的装具不能称为严格意义上的档案装具。以上简单的分类可以看出,档案装具多种多样,不同的装具适用于不同档案,满足不同的功能需求,发挥着不同的重要作用。下面就请北京密集柜厂家-智英伟业发热张工来给我们具体说明一下密集柜在档案管理中的重要作用。

从事档案工作的人都知道,要到找到一份档案,必须先要找到这份档案所在的柜架,再找至它所在的卷(盒)或存放它的档案袋,才能找到我们所要寻找的档案。这一常识告诉我们,档案装具是档案管理的基本工具,广泛用于档案的整理、保管和利用等基础性工作。可以毫不夸张地说,离开了档案装具,我们寸步难行。这是为什么呢?

档案管理同样是一种科学的管理工作。管理的基础就是有序化,使档案有序化的基本方法则是进行编码。这涉及几个方面的问题。

一方面,从档案工作的原则要求上说,档案工作者绝不能随意在档案上进行后天的信息标注,如在档案上增加文字、数字。

另一方面,在实际工作中随意在档案上进行编注,由于缺乏科学规划、技术验证和标准规范,在编注的方式、位置、使用材料等方面具有很大的随意性,甚至同一页档案上编注有多组编号,造成档案管理上的混乱甚至档案损毁。常见的现象有档号印章扩散造成档案污染、档案号覆盖档案自身信息、重复杂乱的编号等。严格来说,这都应该认为是对档案的人为损坏。

以此来看,随意在档案上编写档号等管理信息是不科学的,也是不允许的。这就与档案有序管理的要求形成了矛盾。实践中,档案工作者通过在密集柜上编码结合装具内目录巧妙地解决了这一难题。原因就在于虽然档案不宜多次反复编注,但密集柜则可以。因此,档案装具是对档案进行有序管理的重要手段。

对档案装具进行档案号码编识,甚至运用条形码、二维条形码、射频码等现代信息技术进行编码,不仅能够有效提高档案管理的效率和水平,更有确保档案的安全、完整、管理追查的重要手段。